Não Incomode o Funcionário
Recebi uma demanda por estatísticas no ambiente de trabalho.
Uma planilha Excel com dados relevantes.
Como alimentamos este Excel?
Quem me pediu mais estatísticas é um exímio anotador de dados: ele mesmo tem uma planilha dele, com lindas anotações sobre tudo que faz.
Em sua planilha os percentuais medem variados tipos de métricas de eficiência, colorindo com clareza a tela do computador.
Como convencer os demais funcionários a também serem excelentes anotadores de dados para fins estatísticos?
Em nossa conversa, usei a abordagem cética sobre preenchimento de dados: mesmo criando lindos formulários, quem garantiria que todos funcionários irão preencher, sempre, os números relevantes para montar uma estatística para todo o setor?
Minha visão cética respondeu: ninguém garante. Ao contrário, é quase certo que alguém não preencherá algum dado algum dia, ou muitos funcionários, muitos dados, principalmente com o passar de muito tempo. Após alguns anos, então, a chance do esforço adicional não acontecer total ou parcialmente é quase 100%,
Estávamos neste impasse: a estatística faz muita falta, e precisa ser para todo o setor. Não podemos ficar com a dúvida se alguém não preencheu algo, ao divulgar a estatística de todo o setor.
Uma demanda paralela era a rastreabilidade de documentos: precisávamos pesquisar rapidamente documentos, e poderíamos usar as planilhas que geram estatísticas também para pesquisar por números de documentos.
Aqui o problema da adesão incerta fica ainda maior: se ficar a dúvida se um único funcionário não preencheu a planilha, como poderemos dizer que não encontramos o documento se não temos certeza se todos os funcionários preenchem a planilha, sempre?
Deixamos nossos cérebros esquentarem um pouco, sinapses trabalhando.
Apareceu uma solução que considero não só elegante e funcional, mas também delicada, respeitosa, que não incomoda ninguém, realmente automatizada.
Este setor só possui uma certeza, em toda sua linha de produção: ao final, um laudo será produzido.
Como o laudo é feito, se preenche ou não planilhas ou formulários paralelos, em quanto tempo, usando quais recursos, nada disso é certo. Há uma liberdade em como produzir pois trata-se de uma área que requer inteligência, análise, em que cada funcionário possui seu método para chegar ao resultado final.
O resultado final, porém, é certo: um laudo. Em pdf.
Pode ter sido produzido via Word, via Google Doc, via qualquer maneira. Mas será, ao final de tudo, um belo laudo em pdf.
Pronto então: vamos adquirir uma máquina de não mais do que mil dólares, com farta memória RAM, uma boa placa de vídeo NVIDIA e uma boa CPU para rodar localmente uma inteligência artificial - só para manter os laudos fora da web. Sim, seria fácil implementar, neste caso em qualquer máquina simples, uma consulta a uma inteligência artificial via API. Mas optamos pela inteligência artificial local.
Um script python monitora a pasta da rede que recebe todos os laudos em PDF prontos do setor.
Ao aparecer um novo laudo, a inteligência artificial extrai os campos que precisamos para montar estatísticas.
Como a maneira de redigir laudos varia bastante, optei por não usar regex, nem tentar.
Confesso que seria possível adaptar um bom regex à variação de maneiras de escrever laudos, mas na verdade eu quis outra vantagem; a escalabilidade em dois aspectos:
A solução é mais poderosa do que imaginávamos ao deparar o problema inicial. Com.esta solução, até mesmo um relacionamento um-para-muitos foi implementado pela pela primeira vez no setor. Como a inteligência artificial retorna um array (um set, para remover duplicados) quando há muitas coisas do mesmo tipo para responder, agora estamos montando estatísticas e maneiras de encontrar rápido itens que acontecem em quantidades indefinidas, para cada laudo.
Neste caso, criamos uma nova aba na planilha e adicionamos todos os itens do array retornado pela inteligência artificial ao lado do valor único que determina a qual linha da tabela principal estes itens pertencem.
Um.destes itens é muito procurado por quem pede informações ao setor, então está inovação vai agilizar o processo de todo o setor e de quem consulta o setor.
Claro, poderíamos usar um banco de dados SQL, ou outro tipo; poderíamos usar planilhas do Google, variadas opções.
Preferi manter aquilo que os funcionários estão acostumados a ver no dia a dia.
Este tipo de solução me deixa tão contente, sabe por quê?
Porque os funcionários nem perceberão a solução já acontecendo.
Não mudarão em nada suas vidas.
Se quiserem mudar, um dia, sei que há um setor de recursos humanos, ou eles mesmos podem se reunir e mudar.
Mas não sou eu, admirador de tecnologias, que vou pedir para um funcionário ou todo um setor mudar.
Se posso ser discreto como uma joaninha que pousa no lugar, ninguém vê, leve, mas traz muita sorte - ou estatísticas e rastreabilidade - quero ser a joaninha que ninguém percebe!
Ótimo dia a todos! ☀️☀️☀️☀️