Ne pas déranger l'employé

J'ai reçu une demande de statistiques dans l'environnement de travail.

Une feuille de calcul Excel avec des données pertinentes.

Comment alimentons-nous cet Excel ?

Celui qui m'a demandé plus de statistiques est un excellent preneur de notes : il a lui-même une feuille de calcul avec de belles annotations sur tout ce qu'il fait.

Dans sa feuille de calcul, les pourcentages mesurent différents types de mesures d'efficacité, colorant clairement l'écran de l'ordinateur.

Comment convaincre les autres employés d'être également d'excellents preneurs de notes à des fins statistiques ?

Dans notre conversation, j'ai utilisé l'approche sceptique concernant la saisie de données : même en créant de beaux formulaires, qui garantirait que tous les employés rempliront toujours les chiffres pertinents pour établir des statistiques pour l'ensemble du secteur ?

Ma vision sceptique a répondu : personne ne garantit. Au contraire, il est presque certain que quelqu'un ne remplira pas une donnée un jour, ou que de nombreux employés ne rempliront pas de nombreuses données, surtout avec le temps. Après quelques années, alors, la probabilité que l'effort supplémentaire ne se produise pas totalement ou partiellement est de presque 100 %,

Nous étions dans cette impasse : les statistiques sont très importantes et doivent concerner l'ensemble du secteur. Nous ne pouvons pas rester avec le doute que quelqu'un n'a pas rempli quelque chose, lors de la publication des statistiques de l'ensemble du secteur.

Une demande parallèle était la traçabilité des documents : nous devions rechercher rapidement des documents et nous pourrions également utiliser les feuilles de calcul qui génèrent des statistiques pour rechercher des numéros de documents.

Ici, le problème de l'adhésion incertaine devient encore plus grand : s'il subsiste un doute qu'un seul employé n'a pas rempli la feuille de calcul, comment pouvons-nous dire que nous n'avons pas trouvé le document si nous ne sommes pas sûrs que tous les employés remplissent toujours la feuille de calcul ?

Nous avons laissé nos cerveaux chauffer un peu, les synapses travaillant.

Une solution est apparue que je considère non seulement élégante et fonctionnelle, mais aussi délicate, respectueuse, qui ne dérange personne, réellement automatisée.

Ce secteur n'a qu'une seule certitude, dans toute sa ligne de production : au final, un rapport sera produit.

Comment le rapport est fait, si l'on remplit ou non des feuilles de calcul ou des formulaires parallèles, en combien de temps, en utilisant quelles ressources, rien de tout cela n'est certain. Il y a une liberté dans la façon de produire car il s'agit d'un domaine qui nécessite de l'intelligence, de l'analyse, où chaque employé a sa méthode pour arriver au résultat final.

Le résultat final, cependant, est certain : un rapport. En pdf.

Il a peut-être été produit via Word, via Google Doc, via n'importe quelle méthode. Mais ce sera, au final, un beau rapport en pdf.

Voilà donc : nous allons acquérir une machine d'au plus mille dollars, avec beaucoup de mémoire RAM, une bonne carte vidéo NVIDIA et un bon CPU pour faire tourner localement une intelligence artificielle - juste pour garder les rapports hors du web. Oui, il serait facile d'implémenter, dans ce cas sur n'importe quelle machine simple, une requête à une intelligence artificielle via API. Mais nous avons opté pour l'intelligence artificielle locale.

Un script python surveille le dossier du réseau qui reçoit tous les rapports en PDF prêts du secteur.

Lorsqu'un nouveau rapport apparaît, l'intelligence artificielle extrait les champs dont nous avons besoin pour établir des statistiques.

Comme la façon de rédiger les rapports varie beaucoup, j'ai choisi de ne pas utiliser de regex, ni d'essayer.

J'avoue qu'il serait possible d'adapter une bonne regex à la variation des façons d'écrire les rapports, mais en réalité je voulais un autre avantage ; l'évolutivité dans deux aspects :

La solution est plus puissante que nous ne l'imaginions en rencontrant le problème initial. Avec cette solution, même une relation un-à-plusieurs a été implémentée pour la première fois dans le secteur. Comme l'intelligence artificielle renvoie un tableau (un ensemble, pour supprimer les doublons) lorsqu'il y a beaucoup de choses du même type à répondre, nous sommes maintenant en train d'établir des statistiques et des façons de trouver rapidement des éléments qui se produisent en quantités indéfinies, pour chaque rapport.

Dans ce cas, nous avons créé un nouvel onglet dans la feuille de calcul et avons ajouté tous les éléments du tableau renvoyé par l'intelligence artificielle à côté de la valeur unique qui détermine à quelle ligne du tableau principal ces éléments appartiennent.

Un de ces éléments est très recherché par ceux qui demandent des informations au secteur, donc cette innovation va accélérer le processus de tout le secteur et de ceux qui consultent le secteur.

Bien sûr, nous pourrions utiliser une base de données SQL, ou un autre type ; nous pourrions utiliser des feuilles de calcul Google, différentes options.

J'ai préféré conserver ce que les employés ont l'habitude de voir au quotidien.

Ce type de solution me rend tellement heureux, vous savez pourquoi ?

Parce que les employés ne percevront même pas la solution déjà en cours.

Ils ne changeront rien dans leurs vies.

S'ils veulent changer, un jour, je sais qu'il y a un service des ressources humaines, ou ils peuvent eux-mêmes se réunir et changer.

Mais ce n'est pas moi, admirateur des technologies, qui vais demander à un employé ou à tout un secteur de changer.

Si je peux être discret comme une coccinelle qui se pose sur l'endroit, personne ne voit, légère, mais porte beaucoup de chance - ou des statistiques et de la traçabilité - je veux être la coccinelle que personne ne remarque !

Excellente journée à tous ! ☀️☀️☀️☀️